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「電子帳簿保存法（電帳法）に対応しないといけないらしいが、何をどこまでやればいいのか分からない」——個人事業主や小規模事業者からよく聞く声です。電帳法には「帳簿の電子化」「紙の領収書のスキャン保存」「電子取引データの保存」が含まれ、義務の部分と任意の部分が混在しているため混乱しやすいのが実情です。
本記事では、社内SE・インフラエンジニアの立場から、個人事業主・小規模事業者が最低限やるべき実務対応を整理します。電帳法は税法に基づく制度で、事業の状況によって適用条件や判断が異なります。本記事は情報提供を目的としたものであり、税務アドバイスではありません。実際の対応は、所轄の税務署や顧問税理士に必ず確認してください。
電子帳簿保存法の3つの区分を整理する
電帳法が定める制度は、大きく次の3つに分かれます。
- 電子帳簿等保存：会計ソフトなどで作成した帳簿・書類を、紙に印刷せずデータのまま保存する制度。任意です。
- スキャナ保存：紙で受け取った請求書や領収書をスキャナやスマートフォンで読み取り、画像データとして保存する制度。任意です。
- 電子取引データ保存：メールやクラウドサービスなど電子的にやり取りした請求書・領収書などのデータを、電子データとして保存する制度。任意ではなく、電子取引を行うすべての事業者に保存義務があります。
個人事業主・小規模事業者がまず押さえるべきは3つ目の「電子取引データ保存」です。帳簿のデータ保存やスキャナ保存は任意ですが、クラウドサービスの利用明細やメール添付の請求書PDFなど最初からデータでやり取りしたものを紙に印刷し元データを消す従来型の運用は認められません。
電子取引データ保存の要件
電子取引データ保存には、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの観点からの要件があります。
真実性の確保
データが後から改ざんされていないことを担保するための要件で、次のいずれかを満たす必要があるとされています。
- タイムスタンプが付与されたデータを受け取る、または受領後速やかにタイムスタンプを付与する
- 訂正・削除の事実と内容が確認できる（またはそもそも訂正・削除ができない）システムでデータを保存する
- 「不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を定め、それに沿って運用する
専用システムを持たない個人事業主・小規模事業者にとって現実的なのは3つ目の事務処理規程です。国税庁のサイトで個人事業者向け・法人向けのサンプルが公開されており、これをベースに調整して使えます。
可視性の確保
保存したデータを必要なときにきちんと確認できるようにするための要件で、次を満たす必要があります。
- パソコン・ディスプレイ・プリンタと操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式かつ明瞭な状態で速やかに出力できること（見読可能性）
- 検索要件：取引年月日・取引金額・取引先の3項目、日付又は金額の範囲指定、2つ以上の項目の組み合わせで検索できること
検索要件はフォルダ構成とファイル名の工夫で満たせるケースが多く、後述のパターンAの中心になります。一定要件を満たせば検索要件自体が不要になる緩和措置もあり、記事後半で扱います。
最低ラインの運用パターンA：事務処理規程＋ファイル名ルール＋フォルダ運用
専用システムを導入せず、コストをほぼかけずに対応する場合の考え方です。
- 対象データの洗い出し：クラウドサービスの請求書PDF、SaaSの利用明細、AWSやGitHubなどのオンライン請求書、メール添付の見積書・領収書、Webサイトからダウンロードする領収書などを棚卸しします。
- ファイル命名規則：「取引年月日_取引先名_金額」の形式（例：20260731_架空商事株式会社_11000.pdf）で統一すると、取引年月日・取引先・金額の3項目検索を満たしやすくなります。
- フォルダ運用：年度・月ごとにフォルダを分け、上記の命名規則で保存します。範囲指定・組み合わせ検索は、フォルダ構成とOS標準の検索機能で対応できる場合が多いです。
- 保存先：社内NASでもクラウドストレージでも構いませんが、誤削除・災害・機器故障に備えたバックアップ体制（世代管理を含む）が望ましいです。
- 改ざん防止：事務処理規程を定め「受領データを定めたルールに従い事後に不当な訂正・削除をしない」運用を徹底すれば真実性の要件を満たせます。規程は国税庁のサンプルを土台に作成してください。
初期費用がほぼかからない一方、命名ミスや保存漏れが起きやすい弱点もあります。取引量が増えたら、パターンBの会計ソフト活用も検討に値します。
パターンB：会計ソフトの証憑保存機能を使う
クラウド会計ソフトには、請求書や領収書のファイルをアップロードし仕訳データと紐づけて保存できる証憑管理機能を持つものがあります。手作業のフォルダ管理より検索性が高く、記帳と保存を同時に進められる点がメリットです。
freee会計
freee会計には、請求書・領収書のファイルを取引データに添付して保存できる証憑管理の仕組みがあり、スマートフォンアプリでの読み取りやメール受信・外部連携によるデータ取り込みにも対応しています。具体的な機能範囲や料金プランは変更されることがあるため、必ず公式サイトで最新情報を確認してください。
マネーフォワード クラウド確定申告
マネーフォワード クラウド確定申告でも、証憑ファイルを取引データに添付し保存する機能や、他サービスと連携しデータを自動取り込みする仕組みがあります。機能や料金プランは変更され得るため、公式サイトで最新仕様を確認してください。
いずれの場合も、「真実性の確保」「可視性の確保」の要件を満たす設定かは利用者側での確認が必要です。電帳法対応をうたう機能が具体的にどの要件に対応しているのか、公式のヘルプページやサポート窓口で確認しておくと安心です。
小規模事業者の検索要件の緩和・猶予措置
検索要件には一定規模以下の事業者向けの緩和措置があります。国税庁によれば、次のいずれかに該当し「ダウンロードの求め」に応じられるようにしている場合、検索要件（3項目検索・範囲指定・組み合わせ検索）自体が不要とされています。
- 判定期間に係る基準期間（通常2年前）の売上高が5,000万円以下である場合
- 電磁的記録を出力した書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしている場合
この売上高は消費税等を除いた税抜金額で判定するなど細かいルールがあります。自社が基準に該当するかは、必ず所轄の税務署や顧問税理士に確認してください。
また、要件どおりに保存できなかったことについて所轄税務署長が「相当の理由がある」と認める場合は猶予措置の対象です。国税庁は、システムや社内ワークフローの整備が間に合わない、人手不足、資金不足といった事情も含まれ得るとしており、事前申請は不要とされています。ただし猶予措置の適用中も、ダウンロードの求めや書面の提示・提出の求めに応じられるようにしておく必要があります。該当するかは、自己判断せず税務署・税理士に相談することをおすすめします。
よくある勘違い
紙で出力して保存すればOK？
データを紙に印刷し元データを消す従来の運用は要件を満たしません。検索要件の緩和措置に該当する場合でも、データ自体の保存は原則必要です。
スクリーンショットの保存でよい？
スクリーンショットによる保存が常に認められるとは限りません。取得方法により扱いが変わり得るため、適切な方法は取引ごとに税務署・税理士に確認しながら判断することをおすすめします。
メール本文だけに取引情報が書かれている場合は？
添付ファイルがなく本文に取引年月日・金額・取引先が直接記載されている場合も、保存対象になり得ます。方法や必要範囲は状況で判断が分かれるため、個別に確認することが望ましいです。
よくある質問
Q. 個人事業主でも電子取引データ保存は義務ですか？
A. 法人・個人事業主を問わず、電子取引を行うすべての保存義務者に適用されるとされています。規模が小さいことで対応自体が不要になるのではなく、検索要件などの一部が緩和される場合があるにとどまります。詳しくは税務署・税理士にご確認ください。
Q. 事務処理規程はどこかにひな形がありますか？
A. 国税庁のウェブサイトで、個人事業者向け・法人向けのサンプルが公開されています。これをベースに、運用実態に合わせて内容を調整して利用できます。
Q. AWSやGitHubなど海外事業者からの請求書PDFも対象になりますか？
A. 国内外を問わず、電子的にやり取りした取引情報を含むデータは対象になり得ます。言語や様式にかかわらず取引年月日・金額・取引先が分かる形で保存し、検索要件を満たす運用を検討する必要があります。個別の取扱いは税理士にご相談ください。
Q. 会計ソフトの証憑保存機能を使えば、事務処理規程は不要になりますか？
A. サービスの機能が真実性の確保の要件（訂正削除履歴が残るなど）を満たしていれば、事務処理規程によらず要件を満たせる場合があります。サービス仕様に依存するため、契約先の説明でどの要件に対応しているか確認が必要です。
Q. 検索要件の緩和や猶予措置を使えば、もう何も対応しなくていいのでしょうか？
A. いいえ。データ自体の保存や、税務調査等の際にダウンロードの求め・書面の提示提出の求めに応じられるようにしておくことは必要です。該当する措置も含め、最終判断は所轄税務署・税理士に確認することをおすすめします。
まとめ
電子帳簿保存法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分からなり、電子取引データ保存だけがすべての事業者に義務付けられています。最低ラインは、対象データの洗い出し、ファイル命名規則とフォルダ運用の整備、事務処理規程の整備の3点です。取引量が増えたら、freee会計やマネーフォワード クラウド確定申告のような証憑保存機能の活用も検討できます。自社が緩和措置や猶予措置の対象になるか、保存方法が要件を満たしているかは事業の状況で判断が分かれます。本記事は情報提供が目的であり、個別の税務判断を保証するものではありません。最終的な対応は必ず所轄の税務署または顧問税理士にご確認ください。
最終更新：2026年7月
